A empresa costuma pagar imposto a mais quando o cadastro fiscal dos produtos nunca foi revisado, quando compras não confere a tributação que vem na nota do fornecedor e quando ninguém levantou os créditos de ICMS e de PIS/COFINS dos últimos cinco anos. A prova vem de uma auditoria item a item, que cruza cadastro, notas fiscais e apuração.
Por que isso acontece sem ninguém perceber
O imposto que a empresa paga sai do que o sistema calcula, e o sistema calcula a partir do cadastro de cada produto: a classificação fiscal (NCM), o código de situação tributária (CST ou CSOSN) e as regras de cada operação. Esse cadastro costuma ser feito uma vez, quando o item entra no ERP, e raramente é revisado depois.
O escritório de contabilidade apura e entrega as obrigações com base no que o sistema registrou. Ele não audita item a item, e não é contratado para isso. Então, quando um produto está cadastrado com a tributação errada, o erro se repete em toda venda, todo mês, sem aparecer em nenhum relatório.
É por isso que a pergunta "quanto a empresa pagou a mais nos últimos cinco anos?" quase nunca tem resposta. Não por descuido de alguém, mas porque ninguém está olhando para o lugar onde o erro mora.
Os sinais mais comuns de imposto pago a mais
- Cadastro fiscal que nunca foi revisado. NCM desatualizado ou genérico, e CST copiado de um produto parecido. É a origem da maior parte dos casos.
- Produto monofásico tributado de novo na revenda. Em itens como autopeças, cosméticos, bebidas e medicamentos, o PIS e a COFINS já foram recolhidos pelo fabricante ou importador. Na revenda, a alíquota é zero. Se o cadastro não reconhece isso, a empresa paga duas vezes. No Simples Nacional, o equivalente é não separar a receita desses itens na declaração mensal.
- ICMS por substituição tributária pago na entrada e cobrado de novo na saída. Quando o imposto já veio recolhido pelo fornecedor, a saída não deveria gerar novo débito.
- Crédito de entrada que não foi aproveitado. Em quem apura pelo regime normal, o ICMS e, no Lucro Real, o PIS e a COFINS das compras geram crédito. Crédito não lançado é imposto pago a mais.
- Nota de fornecedor conferida só no valor. Se compras não confere a tributação destacada, o erro do fornecedor entra no estoque e se propaga.
- Regime tributário escolhido há anos e nunca comparado. A empresa mudou de tamanho, de mix e de estados atendidos, e o regime continuou o mesmo.
Como conferir, em seis passos
- Tire do ERP a relação de itens com NCM, CST ou CSOSN e CFOP de cada um.
- Separe os itens que mais faturam. Em geral, 20% dos itens respondem pela maior parte da receita, e é neles que o erro pesa.
- Confira a classificação e a tributação de cada item contra a legislação vigente, federal e do estado.
- Cruze com os arquivos XML das notas de entrada e de saída do período, para ver o que foi de fato destacado e recolhido.
- Compare com a apuração (a escrituração digital, o SPED) dos mesmos meses.
- Calcule o valor pago a mais item a item e separe o que é recuperável dos últimos 60 meses.
Os passos 3 a 6 exigem conhecimento tributário e cruzamento de muito dado. É o trabalho que o Raio-X Fiscal faz em quatro semanas.
Exemplo ilustrativo
Os números abaixo são hipotéticos, só para mostrar a ordem de grandeza. O resultado de cada empresa depende do cadastro, do regime e dos estados em que ela opera.
Uma distribuidora no Lucro Presumido fatura R$ 18 milhões por ano. Na conferência do cadastro, 12% do faturamento está em itens monofásicos que o sistema tributava de novo na revenda.
| Conta | Valor |
|---|---|
| Faturamento nos itens monofásicos | R$ 2.160.000 por ano |
| PIS e COFINS cobrados indevidamente (3,65% no regime cumulativo) | R$ 78.840 por ano |
| Acumulado em cinco anos, sujeito a análise de recuperação | R$ 394.200 |
Além do valor para trás, a correção do cadastro faz o imposto a mais parar de acontecer no mês seguinte.
Quanto dá para recuperar, e por qual caminho
- Prazo: o que foi pago indevidamente pode ser pedido de volta ou compensado em até cinco anos contados do pagamento.
- Caminho administrativo: retificação das declarações e da escrituração e pedido de compensação ou restituição junto ao fisco federal e ao estadual, cada um com suas regras.
- O que fica de fora: teses que dependem de discussão na Justiça. A KLL trabalha só com o que tem base legal pacífica e sinaliza à parte o que exigiria ação judicial.
- Quem assina a escrituração continua sendo o contador. A auditoria corrige a origem do erro e trabalha com ele, não no lugar dele.
Quando isso se aplica, e quando não
Vale olhar com atenção se a empresa:
- apura pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real e tem muitos itens cadastrados;
- está no Simples Nacional e revende produtos de tributação monofásica;
- vende para vários estados, opera em marketplace ou tem mais de um CNPJ;
- nunca fez uma revisão do cadastro fiscal.
O ganho tende a ser pequeno se a empresa:
- presta só serviços, sem venda de mercadoria;
- passou por uma auditoria de cadastro nos últimos doze meses e manteve a revisão desde então.
E a Reforma Tributária?
Com a Reforma, o cadastro fiscal correto deixa de ser só economia e vira condição para emitir nota: cada item precisa estar classificado para a CBS e o IBS. Corrigir agora resolve as duas coisas. Veja o guia Reforma Tributária no atacado e na distribuição e os termos no glossário.
Este guia faz parte da frente Fiscal e Tributário. Os termos técnicos estão no glossário.