Crédito de ICMS e PIS/COFINS não aproveitado: como levantar e recuperar pela via administrativa

Quem tem direito a crédito, e de quê

O crédito existe porque o ICMS e o PIS/COFINS, nos regimes em que não são cumulativos, incidem só sobre o valor que a empresa acrescenta. O imposto pago na compra abate o imposto devido na venda. Quando o crédito não é lançado, a empresa paga o imposto inteiro, como se nada tivesse sido pago antes.

ICMS. Vale para quem apura pelo regime normal, esteja a empresa no Lucro Presumido ou no Real. Numa empresa que compra e revende, geram crédito:

• a mercadoria comprada para revenda, pelo ICMS destacado na nota;
• o frete da compra, quando é a empresa quem contrata o transporte e o ICMS vem no conhecimento de transporte (CT-e);
• a devolução de venda, que anula o débito da saída;
• o ativo imobilizado, em 48 parcelas mensais, na proporção das saídas tributadas.

Pela regra atual, não geram crédito o material de uso e consumo e a energia elétrica de quem só comercializa. Na compra de fornecedor do Simples Nacional, o crédito fica limitado ao percentual informado na nota.

PIS e COFINS. Só há crédito no regime não cumulativo, o do Lucro Real, somando 9,25% nas duas contribuições. No Lucro Presumido não existe crédito. Para quem compra e revende, a lei traz uma lista fechada:

• mercadoria comprada para revenda, com o frete pago na compra entrando no custo, exceto os produtos de tributação monofásica;
• energia elétrica consumida nos estabelecimentos;
• aluguel de prédio, máquina e equipamento pago a pessoa jurídica;
• armazenagem de mercadoria e frete na venda, quando o custo fica com a empresa vendedora;
• depreciação de edificações e benfeitorias usadas na atividade;
• mercadoria recebida em devolução.

Na indústria e na prestação de serviços entra ainda o insumo, que o Superior Tribunal de Justiça definiu em 2018 pelo critério de essencialidade ou relevância para a atividade. Na revenda pura, a lei não prevê crédito de insumo.

Onde o crédito costuma ficar para trás

• Conhecimento de transporte da compra que nunca foi lançado. Ele chega separado da nota da mercadoria, vai para o contas a pagar e não passa pela escrituração fiscal.
• Despesa lançada direto no resultado. Aluguel do galpão, energia, armazenagem e frete de entrega entram na contabilidade, mas não na escrituração do PIS e da COFINS com o código que gera crédito.
• Nota de entrada escriturada sem crédito. O cadastro do produto ou a regra de entrada no sistema marca a compra como sem direito, e o erro se repete todo mês.
• Ativo imobilizado fora do controle. A máquina, a estante do depósito ou o veículo de entrega foi comprado e nunca entrou no livro de controle do crédito do ICMS (o CIAP).
• Devolução registrada só no estoque. A mercadoria voltou, mas o débito da venda não foi anulado.
• Troca de regime, de sistema ou de escritório. A empresa passou ao Lucro Real ou mudou de ERP, e as regras de crédito não foram configuradas de novo.

Como levantar, em seis passos

1. Reúna os últimos 60 meses de notas de entrada e conhecimentos de transporte (em XML), da escrituração do ICMS (EFD ICMS/IPI) e da escrituração do PIS e da COFINS (EFD-Contribuições).
2. Liste o que a lei permite creditar no regime da empresa, compra por compra e despesa por despesa.
3. Cruze os documentos com a escrituração, mês a mês, para ver o que foi de fato lançado.
4. Separe o que ficou de fora, com o documento que prova cada valor.
5. Tire o que não pode entrar: crédito de item monofásico, compra sem documento idôneo e, desde maio de 2023, o ICMS destacado na nota, que por lei sai da base do crédito de PIS e COFINS.
6. Some por tributo e por mês e confira o que ainda está dentro do prazo de cinco anos.

O passo 5 é o que separa um levantamento sério de um número inflado. Crédito lançado sem direito vira autuação, com multa, e apaga o ganho do resto do trabalho. O Raio-X Fiscal faz esse cruzamento item a item em quatro semanas.

Exemplo ilustrativo

Os números abaixo são hipotéticos, só para mostrar a ordem de grandeza. O resultado de cada empresa depende do regime, das despesas e dos estados em que ela opera.

Uma distribuidora no Lucro Real, com um centro de distribuição alugado, lança corretamente o crédito das mercadorias, mas nunca levou para a escrituração as despesas da operação nem o frete das compras.

Em cinco anos, o valor sujeito a análise de recuperação chegaria a R$ 687.900. E, a partir do mês em que a escrituração é corrigida, o crédito passa a ser lançado todo mês.

Como recuperar pela via administrativa

ICMS

• Prazo: cinco anos, contados da data de emissão do documento.
• Como: o crédito é lançado fora do período original, o chamado crédito extemporâneo, seguindo o procedimento do estado. Há estados que pedem comunicação ou autorização prévia do fisco.
• Uso: em regra, ele abate o ICMS a pagar dos meses seguintes. Transformar saldo credor acumulado em dinheiro, ou transferi-lo a outra empresa, depende de regra específica de cada estado.

PIS e COFINS

• Prazo: cinco anos.
• Como: o caminho mais seguro é retificar a EFD-Contribuições e as declarações dos meses de origem, e então usar o crédito para abater as contribuições devidas.
• Uso: compensar o saldo com outros tributos federais ou pedir ressarcimento em dinheiro só é possível nas situações previstas em lei, como exportação e vendas com alíquota zero, isenção ou suspensão.

Dois cuidados que valem para os três tributos:

• O relógio corre contra a empresa. O crédito que só vai para a escrita, em regra, não é corrigido pela Selic. A cada mês, o valor mais antigo sai do prazo de cinco anos.
• Quem assina a escrituração continua sendo o contador. O levantamento prova o crédito e corrige a origem do erro, e a retificação é feita junto com ele. A KLL trabalha só com o que tem base legal pacífica e sinaliza à parte o que exigiria discussão na Justiça.

Quando isso se aplica, e quando não

Vale olhar com atenção se a empresa:

• apura o ICMS pelo regime normal e compra de muitos fornecedores e transportadoras;
• está no Lucro Real, principalmente com despesa alta de aluguel, energia, armazenagem ou frete de entrega;
• mudou de regime, de sistema ou de escritório de contabilidade nos últimos cinco anos;
• tem ativo imobilizado relevante e nunca controlou o crédito dele.

O ganho tende a ser pequeno se a empresa:

• está no Simples Nacional, que não aproveita crédito de ICMS nem de PIS e COFINS;
• está no Lucro Presumido, para o PIS e a COFINS (o ICMS ainda pode valer o levantamento);
• revende principalmente produtos de tributação monofásica.

E a Reforma Tributária?

O PIS e a COFINS deixam de existir em 2027 e o ICMS em 2033. A Reforma prevê regras de transição para os saldos credores, mas elas partem do crédito escriturado e comprovado. Crédito que ninguém levantou não entra nessa conta. No modelo novo, com a CBS e o IBS, o crédito fica mais amplo e passa a depender do recolhimento na etapa anterior, o que torna a conferência das compras ainda mais importante. Veja o guia Reforma Tributária no atacado e na distribuição, o guia Como saber se a sua empresa paga imposto a mais e os termos no glossário.

Este guia faz parte da frente Fiscal e Tributário. Os termos técnicos estão no glossário.