Diagnóstico empresarial é a análise da empresa inteira, feita com dados, visita e entrevistas, que mostra onde o resultado se perde e o que atacar primeiro. Um diagnóstico completo cobre estratégia, processos, pessoas, finanças, impostos, vendas e tecnologia, leva algumas semanas e termina num plano de ação com responsável e prazo.
O que é, e o que não é
O diagnóstico olha a empresa como um todo, de fora e com evidência, para responder três perguntas: onde ela está, onde o resultado se perde e por onde começar a corrigir. Ele é trabalho de gestão. Por isso costuma ser confundido com outros serviços que também analisam a empresa, mas respondem outra coisa.
| Serviço | O que responde |
|---|---|
| Diagnóstico empresarial | Como a empresa funciona hoje, em todas as áreas, e o que mudar primeiro |
| Auditoria contábil | Se os registros contábeis estão corretos |
| Auditoria fiscal | Quanto imposto foi pago a mais ou a menos, item a item |
| Consultoria de uma área | Como resolver um problema já identificado, como trocar um sistema ou montar um time comercial |
| Planejamento estratégico | Onde a empresa quer chegar, em geral a partir do que a direção já sabe |
O diagnóstico vem antes dos outros. Ele diz se o problema principal está mesmo na área que parecia, e evita contratar a solução certa para o problema errado.
Quando faz sentido fazer um
- A empresa cresceu e o dono sente que perdeu o controle.
- O faturamento aumenta e o resultado não acompanha.
- Ninguém sabe dizer a margem real por produto, serviço ou cliente.
- Os processos vivem na memória das pessoas.
- Vem aí uma decisão grande: abrir filial, trocar o ERP, entrar um sócio ou preparar a sucessão.
- A empresa já contratou consultoria e recebeu um relatório que ninguém executou.
O que um diagnóstico completo analisa
Um bom diagnóstico divide a empresa em partes que não se sobrepõem, para não deixar ponto cego nem analisar a mesma coisa duas vezes. Na KLL, o Diagnóstico 360° usa sete vertentes, cada uma com uma pergunta central:
| Vertente | A pergunta |
|---|---|
| Estratégia | Onde a empresa quer estar em três anos, e o que está fazendo hoje para chegar lá? |
| Processos | Se a pessoa-chave sair amanhã, a operação continua igual? |
| Pessoas | Quem decide o quê? A estrutura sustenta o próximo tamanho? |
| Finanças | Qual é a margem real por produto, serviço e cliente? |
| Fiscal e Tributário | Quanto do resultado vai para imposto, e quanto disso é pago a mais? |
| Comercial | De onde vem o próximo cliente, e quanto custa trazê-lo? |
| Tecnologia | O sistema registra o que a empresa precisa para decidir, ou só emite nota? |
Como funciona, etapa por etapa
A ordem importa: ninguém deve receber conclusão antes de a empresa inteira ter sido vista, ouvida e documentada. No Diagnóstico 360° são sete etapas:
- Preparação. Pesquisa sobre a empresa e o setor, roteiros de entrevista e pedido de dados.
- Visita à empresa. De 4 a 8 horas no local, observando o trabalho como ele acontece.
- Entrevistas. No mínimo cinco individuais e uma em grupo, em todos os níveis, não só com o dono.
- Mapeamento do estado atual. Os processos documentados como são hoje, em três níveis de detalhe.
- Reunião com a diretoria. O que a direção acredita, cruzado com o que o campo mostrou.
- Identificação de dores. Problemas, riscos e oportunidades por vertente, cada um com evidência.
- Relatório final. O veredito de cada vertente, as recomendações priorizadas e os próximos passos.
O levantamento e a análise levam de quatro a cinco semanas. A rotina da empresa não para: o que se pede à equipe são as entrevistas, a visita e os dados.
O que a empresa costuma separar: resultado dos últimos doze meses, relatórios de vendas por produto e por cliente, apuração dos impostos, organograma, a lista dos sistemas em uso e os contratos principais.
O que ele deve entregar
- Relatório com o veredito de cada área, sustentado por dado e não por impressão.
- Mapa dos processos como eles acontecem hoje.
- Matriz de priorização por impacto e esforço, dizendo o que atacar primeiro e por quê.
- Plano de ação com cronograma, responsável e prazo para cada item.
- Indicadores de acompanhamento, para saber se a mudança está acontecendo.
Relatório que só lista problemas, sem dono e sem prazo, é o que vai para a gaveta.
Exemplo ilustrativo: como um achado aparece no relatório
O caso abaixo é hipotético, só para mostrar o formato. Cada achado de verdade vem com os números da própria empresa.
| Vertente | Achado | Evidência | Recomendação | Responsável e prazo |
|---|---|---|---|---|
| Finanças | Desconto concedido sem ver a margem | 38% dos pedidos do trimestre com desconto acima da tabela; margem de contribuição abaixo de 5% nos maiores clientes | Alçada de desconto por faixa de margem, travada no ERP | Diretor comercial, 45 dias |
| Processos | Faturamento para quando uma pessoa falta | Uma só pessoa libera pedido e emite nota; dois dias sem faturar nas férias dela | Procedimento escrito e uma segunda pessoa treinada | Gerente administrativo, 30 dias |
| Fiscal e Tributário | Cadastro fiscal nunca revisado | 6.000 itens cadastrados, última revisão há sete anos, itens monofásicos com PIS e COFINS na venda | Auditoria fiscal item a item | Diretor financeiro, 60 dias |
Como avaliar uma proposta de diagnóstico
Uma boa proposta:
- diz o que será analisado e o que fica de fora;
- diz quem será entrevistado e quanto tempo da equipe o trabalho vai tomar;
- pede dados, e não só opinião;
- mostra o formato do relatório final;
- termina em plano com responsável e prazo, e não só em lista de problemas;
- tem valor fechado antes de começar;
- diz o que acontece depois, e quem executa.
Desconfie quando:
- o diagnóstico só entrevista o dono;
- a conclusão chega antes de a empresa ser vista, com a solução já definida para vender um produto;
- o relatório não mostra de onde veio cada afirmação.
Quanto custa
Depende do porte da empresa, do número de unidades, da profundidade da análise e de haver ou não acompanhamento depois. O que mais pesa é o número de entrevistas e de unidades e o volume de dados a cruzar. Na KLL, o valor é fechado antes de começar, e a primeira conversa é gratuita e serve para entender o caso.
Quando se aplica, e quando não
Faz sentido se a empresa:
- fatura de R$ 1 milhão a R$ 50 milhões por ano e cresceu além da capacidade de controle de quem a fundou;
- tem problemas em mais de uma área e não sabe qual atacar primeiro;
- está diante de uma decisão grande e quer decidir com dado.
Tende a não ser o melhor caminho se:
- o problema é claramente pontual e já identificado, como trocar um sistema específico;
- a empresa é tão pequena que o dono é a própria operação e não há equipe para executar o plano;
- não há disposição para abrir os números.
Onde entra a KLL
O Diagnóstico 360° é por onde todo trabalho da KLL começa. Ele pode ser contratado como projeto fechado, com o plano de transição para a equipe executar, ou com acompanhamento contínuo na implementação. Veja também o guia Como calcular a margem real por produto no atacado e na distribuição e os termos no glossário.
Este guia faz parte da frente Diagnóstico 360°. Os termos técnicos estão no glossário.